هناك العديد من أنواع البرامج المختلفة التي تحتاجها وكالة الإعلان لإجراء الأعمال بكفاءة. فيما يلي بعض الأمثلة على المهام التي يمكن أن تدعمها البرامج المتوفرة حاليًا للوكالات:

• إنشاء تقديرات وعروض الأسعار والفواتير والجداول الزمنية لموافقة العميل
• إعداد مسودات كتيب جديد أو إعلان مطبوع أو تقرير سنوي للمراجعة
• إدارة ملاحظات العميل على مواد البريد المباشر
• تتبع التواريخ الرئيسية للمشروع
• إعداد ومراجعة الخطط الإعلامية
• إعداد عرض القصة المصورة للعميل
• إعداد أبحاث السوق
• جدولة مهام المشروع
• مراجعة التخفيضات الخشنة
• إنشاء الجداول الزمنية للمشروع
• إدارة طلبات العميل والتوقع الخارجي
• جدولة وسائل الإعلام
• تتبع الوقت
• تتبع النفقات مقابل التقديرات
• تخطيط وتحليل استخدام الموارد
• المحاسبة ومسك الدفاتر

لتلبية هذه الاحتياجات ، يجب على وكالة الإعلان مراعاة ما يلي:

برامج تصميم الجرافيك - ستحتاج الوكالة إلى مجموعة تطبيقات تصميم إبداعية مثل Macromedia Design Suite أو
Adobe Creative Suite للقيام بالتصميم الجرافيكي الأساسي ولوحة العمل وغيرها من الجوانب الإبداعية للإنتاج
مادة اعلانية.

برامج تحرير الصوت والفيديو - إذا قاموا بعمل نماذج بالأحجام الطبيعية لإعلاناتهم التجارية الإذاعية والتلفزيونية داخل الشركة ، فسيحتاجون إلى أن يكونوا قادرين على تحريرها لمراجعة العميل قبل تسليم كل شيء إلى شركة الإنتاج الفعلية التي تنتج الإصدارات النهائية.

تطبيقات Office - تستخدم معظم الشركات Microsoft Office في برامج معالجة النصوص وجداول البيانات والعروض التقديمية نظرًا لأنها أصبحت معيارًا للشركات.

مدير جهات الاتصال - تحتاج الوكالة إلى مدير اتصال جيد لتتبع جميع معلومات العملاء الخاصة بهم. قد ترغب الوكالات الأكبر حجمًا في اختيار نظام متطور لإدارة علاقات العملاء (CRM) بدلاً من ذلك.

عميل البريد الإلكتروني - الوكالة بحاجة إلى عميل بريد إلكتروني جيد. على الرغم من توفر الكثير من عملاء البريد الإلكتروني الجيدين ، فإن Outlook هو معيار الأعمال ولديه إمكانات جدولة للاجتماعات وقوائم التوزيع والمجلدات العامة والقدرة على وضع علامة على جميع المراسلات من عملاء فرديين محددين وقدرات إدارة المحتوى الأساسية.

إدارة المشاريع ، برنامج تتبع الوقت والنفقات - لأنها تعمل في مشاريع فردية ، تحتاج الوكالة إلى برنامج يمكنه تتبع جميع التكاليف المرتبطة بكل مشروع. يجب أن يكون البرنامج قادرًا على تتبع وقت الموظف مع القدرة على استخدام معدلات تقسيم ومعدلات متعددة ، ومواد خام ، وفواتير خارجية ، وما إلى ذلك.

برامج المحاسبة - يحتاجون إلى برنامج محاسبة قياسي يوفر الفواتير والحسابات المستحقة القبض والحسابات الدائنة ووظائف دفتر الأستاذ العام. قد تحتاج الوكالات الأكبر حجمًا إلى البرنامج للتعامل مع العملات المتعددة وأكواد الضرائب.

إمكانيات جديدة

مع ظهور الشبكات الخارجية ، تم تطوير مجموعات برامج خاصة خصيصًا لوكالات الإعلان. وهي تشمل البرامج التي يمكن أن توفر إدارة جهات الاتصال وتتبع الوقت والنفقات وإدارة المشروع والجدولة وإدارة البريد الإلكتروني. يمكن حتى أن تتفاعل بعض التطبيقات مباشرة مع برامج المحاسبة الخاصة بالشركة.

الابتكار الآخر هو الشبكة الخارجية لخدمة العملاء. لقد استبدلوا البريد الإلكتروني كمنتدى مفضل لمشاركة وتنظيم العدد الهائل من المستندات التي تشكل جزءًا من جميع علاقات العميل / الوكالة.

يسمح استخدام شبكة خارجية لجميع الموظفين والموردين والموردين والعملاء وغيرهم في فريق المشروع بالوصول في الوقت الفعلي إلى جميع تفاصيل المشروع ذات الصلة من أي مكان في العالم. أفضل ما في الأمر هو أن الشبكة الخارجية تتيح إمكانية مشاركة مستندات التصميم ومقاطع الصوت والفيديو مع المشروع عبر الإنترنت في الوقت الفعلي. لا مزيد من انتظار تسليم البريد السريع أو الاجتماع وجهًا لوجه لتوفير خدمة عملاء أفضل من أي وقت مضى.